Bedeutung und Durchführung der Verfahrensdokumentation

Mit einer Verfahrensdokumentation weisen Betriebe nach, dass sie gesetzlichen Anforderungen genügen. Sie schafft zudem Revisionssicherheit. Dokumentiert werden technische und kaufmännische Prozesse. In jedem Fall geht es um die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Daten.

Im Finanzwesen

Die Vorschriften im Finanzwesen sind streng. Sie sollen ermöglichen, finanzielle Vorgänge in Unternehmen und anderen Organisationen auch viele Jahre später noch lückenlos nachzuvollziehen. Die Verfahrensdokumentation wird heute vorwiegend auf digitalem Weg durchgeführt. Für die Art der Daten gilt: Alle finanziellen Vorgänge, die für die Besteuerung relevant sind, müssen rechtssicher dokumentiert werden. Besondere Aufzeichnungspflichten ergeben sich durch die Rechtsform eines Unternehmens oder einer Organisation, beispielsweise als Aktiengesellschaft, Genossenschaft oder Stiftung. Für Wirtschaftsunternehmen gelten zudem branchenspezifische Aufzeichnungspflichten. Davon betroffen sind verschiedene Industriebereiche, die Pharmabranche, Apotheken, Versicherungs- und Finanzierungsgesellschaften, Fahrlehrer und weitere Gewerbe. Teilweise müssen Unterlagen parallel auf Papier und in digitaler Form jeweils manipulationssicher aufbewahrt werden.

Die Anforderungen betreffen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, wahrheitsgemäße Inhalte, klare und fortlaufende Aufzeichnungen entlang des zeitlichen Ablaufs der beschriebenen Vorgänge, das Beibringen von Belegen (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbuch) und die sachliche Ordnung in einem kontierten Journal. Unternehmen und Organisationen sind verpflichtet, ein internes Kontrollsystem einzurichten und die Datensicherheit zu gewährleisten. Gespeicherte Daten sind prinzipiell vor nachträglicher Änderung zu schützen. Wenn es einer Änderung bedarf, um etwa Fehler zu korrigieren, ist diese zu protokollieren. Der Datenzugriff muss für Befugte unkompliziert möglich sein, während Unbefugte hierfür keine Möglichkeit haben dürfen, was in der Regel durch einen Passwortschutz geschieht. Dokumente auf Papier sind so aufzubewahren, dass sie niemand unbefugt einsehen, manipulieren oder entwenden kann. Für die digitale Aufbewahrung von Daten gibt es zertifizierte Software. Auf Verlangen sind ihre entsprechenden Testate vorzuweisen.

Regeln

Ein umfassendes Regelwerk beschreibt die technischen und organisatorischen Prozesse, die bei der Verfahrensdokumentation angewendet werden müssen. Die Regeln gleichen und ähneln sich in verschiedenen Bereichen. Sie stellen grundsätzlich die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Aufzeichnungen sicher. Zu den Regeln gehört, dass ein Prüfer erkennen muss, wie die dokumentierten Daten erfasst wurden. Des Weiteren herrschen Regeln zur Datenverarbeitung und -speicherung. Letztere ist so vorzunehmen, dass sich Daten eindeutig wiederfinden lassen. Digital gespeicherte Daten müssen maschinell auswertbar sein. Gegen einen möglichen Verlust kann eine redundante Speicherung auf mehreren Datenträgern oder die Speicherung in einer sicheren Cloud verlangt werden. Archivierte Informationen müssen sich auch nach Jahrzehnten noch reproduzieren lassen.

Zur Verfahrensdokumentation gehört des Weiteren ein Verzeichnis, das ihren Inhalt und Aufbau beschreibt. Wie komplex die Dokumentation insgesamt aufgebaut ist, hängt von den beschriebenen Prozessen ab. Sie erfüllt die an sie gestellten Anforderungen, wenn eine sachverständige Person alle dokumentierten Verfahren und Prozesse hinreichend beurteilen kann. Dazu kann gehören, dass im Verzeichnis eine allgemeine Beschreibung sowie eine Anwender-, System- und Betriebsdokumentation enthalten sind.